Info-contrats

Tous les contrats octroyés par la commission scolaire doivent respecter certains encadrements légaux et réglementaires.

Pour l'ensemble de ses contrats, la commission scolaire s'est dotée d'une Politique d'achat établissant différentes règles à suivre lors de l'octroi d'un contrat.

Pour ses contrats d'une valeur supérieure à 101 100 $, la commission scolaire est soumise aux dispositions des encadrements suivants, selon la nature de la dépense :

• Loi sur les contrats des organismes publics;
• Règlement sur certains contrats d'approvisionnement des organismes publics;
• Règlement sur certains contrats de services des organismes publics;
• Règlement sur les contrats de travaux de construction des organismes publics;
• Règlement sur les contrats des organismes publics en matière de technologies de l'information.

Malgré que la Loi sur les contrats des organismes publics n'est obligatoire que pour les contrats d'une valeur supérieure à 101 100 $, la commission scolaire peut s'inspirer des objectifs et principes de cette loi pour fixer les modalités d'octroi de ses contrats d'une valeur inférieure.

Selon la nature et le montant de la dépense, différentes personnes sont autorisées à octroyer un contrat pour et au nom de la commission scolaire, le tout tel qu'établi dans les Règlements de délégation de fonctions et pouvoirs.

À titre d'exemple, les personnes suivantes peuvent octroyer :

• Contrats relatifs aux acquisitions de biens ou de services :
  • Pour une dépense de moins de 10 000 $, la personne autorisée est la direction de l'unité administrative;
  • Pour une dépense de 10 000 $ à 24 999 $, la personne autorisée est la direction générale;
  • Pour une dépense de 25 000 $ et plus, la personne autorisée est le conseil des commissaires.

• Contrats relatifs aux constructions, réparations ou rénovations des propriétés de la commission scolaire :
  • Pour une dépense de moins de 25 000 $, la personne autorisée est la direction des ressources matérielles;
  • Pour une dépense de 25 000 $ et plus, la personne autorisée est le conseil des commissaires.

• Contrats de services professionnels ou de consultants (architectes, ingénieurs ou autres) pour les travaux de construction, réparations ou rénovations des propriétés de la commission scolaire :
  • Pour une dépense de moins de 10 000 $, la personne autorisée est la direction des ressources matérielles;
  • Pour une dépense de 10 000 $ à 24 999 $, la personne autorisée est la direction générale;
  • Pour une dépense de 25 000 $ et plus, la personne autorisée est le conseil des commissaires.

• Autoriser un ordre de changement pour un contrat relatif à l'acquisition de biens ou de services déjà conclu :
  • Pour une dépense additionnelle jusqu'à 10 % du montant initial du contrat, la personne autorisée est la direction qui a procédé à l'octroi du contrat;
  • Pour une dépense additionnelle de plus de 10 % du montant initial du contrat, la personne autorisée est le conseil des commissaires.

• Autoriser un ordre de changement pour un contrat relatif aux constructions, réparations ou rénovations des propriétés de la commission scolaire déjà conclu - Contrat de moins de 100 000 $ :
  • Pour une dépense additionnelle jusqu'à 10 % du montant initial du contrat, mais à concurrence de 10 000 $, la personne autorisée est la direction des ressources matérielles;
  • Pour une dépense additionnelle jusqu’à 20 % du montant initial du contrat, la personne autorisée est la direction générale;
  • Pour une dépense additionnelle supérieure à 20 % du contrat initial, la personne autorisée est le conseil des commissaires.
• Autoriser un ordre de changement pour un contrat relatif aux constructions, réparations ou rénovations des propriétés de la commission scolaire déjà conclu - Contrat de 100 000 $ et plus :
  • Pour une dépense additionnelle jusqu'à 10 % du montant initial du contrat, ou jusqu’à concurrence de 25 000 $, la personne autorisée est la direction générale;
  • Pour une dépense additionnelle de plus de 10 % du montant initial du contrat, ou dépassant 25 000 $, la personne autorisée est le conseil des commissaires.

Contrats de moins de 10 000 $ : Demande directe de prix

1. La commission scolaire procède par demande directe de prix.
2. La procédure de demande directe de prix prévue par la Politique d'achat est applicable.
3. La demande directe de prix s’effectue auprès d’au moins un (1) fournisseur*, prestataire de services ou entrepreneur en lui précisant le ou les biens, le ou les services ou le ou les travaux de construction requis par la commission scolaire, le mode d’attribution du contrat et tout autre élément pertinent.
4. Avant d’attribuer le contrat, la commission scolaire s’assure d’obtenir le meilleur prix et les meilleures conditions possible de la part du fournisseur, du prestataire de services ou de l’entrepreneur.
5. Si le bien visé fait l’objet d’une homologation par la commission scolaire ou si un ou des prestataires de services ont été qualifiés pour le service de nature technique ou le service professionnel, la procédure d’acquisition doit en tenir compte.

* Il est toutefois recommandé de comparer ce prix auprès d'au moins une autre source, si possible, afin de s'assurer qu'il représente la valeur du marché.

Contrats de 10 000 $ à moins de 25 000 $ :Demande de prix par soumission

1. La commission scolaire a recours à la procédure de demande de prix par soumission.
2. La procédure de demande de prix par soumission prévue par la Politique d'achat est applicable.
3. Les modalités de demande de prix par soumission sont établies par la commission scolaire.
4. La demande de prix par soumission doit être transmise à au moins trois (3) fournisseurs, prestataires de service ou entrepreneurs.
5. Les soumissions peuvent être reçues par écrit.
6. La commission scolaire peut procéder à une demande de prix par soumission pour des contrats dont le montant de la dépense est moindre.
7. Si le bien visé fait l’objet d’une homologation par la commission scolaire ou si un ou des prestataires de services ont été qualifiés pour le service de nature technique ou le service professionnel, la procédure de demande de prix par soumission doit en tenir compte.

Contrats de 25 000 $ à moins de 100 000 $ : Appel d’offres sur invitation

1. La commission scolaire a recours à la procédure d’appel d’offres sur invitation.
2. La procédure d’appel d’offres sur invitation prévue par la Politique d'achat est applicable.
3. Les modalités d’appel d’offres sur invitation sont établies par la commission scolaire dans ses documents d’appel d’offres.
4. Les documents d’appel d’offres doivent être transmis à au moins trois (3) fournisseurs, prestataires de service ou entrepreneurs.
5. Les soumissions doivent être reçues par écrit.
6. La commission scolaire peut procéder à un appel d’offres sur invitation pour des contrats dont le montant de la dépense est moindre.
7. Si le bien visé fait l’objet d’une homologation par la commission scolaire ou si un ou des prestataires de services ont été qualifiés pour le service de nature technique ou le service professionnel, la procédure d’appel d’offres sur invitation doit en tenir compte.

Contrats de 100 000 $ et plus : Appel d’offres public

1. La commission scolaire doit habituellement recourir à la procédure d’appel d’offres public pour tous ses contrats dont le montant est supérieur ou égal à 100 000 $.
2. Le cas échéant, la procédure d’appel d’offres public est celle prévue par la Loi sur les contrats des organismes publics et ses règlements.
3. Lorsqu’aucun accord intergouvernemental n’est applicable au contrat visé par la procédure d’appel d’offres public, la commission scolaire procède à un appel d’offres public régionalisé, sauf si telle procédure ne permet pas d’obtenir une concurrence suffisante.
4. La commission scolaire peut procéder à un appel d’offres public pour des contrats dont le montant de la dépense est moindre. Le cas échéant, la procédure d’appel d’offres public applicable est celle prévue à la Loi sur les contrats des organismes publics et ses règlements, sous réserve des ajustements qui y sont permis.
5. Si le bien visé par le contrat fait l’objet d’une homologation par la commission scolaire ou si un ou des prestataires de services ont été qualifiés pour le service de nature technique ou le service professionnel visé par le contrat, la procédure d’appel d’offres public doit en tenir compte.

Contrat de gré à gré

Malgré ce qui précède, la commission scolaire peut procéder à l'octroi de contrats de gré à gré lorsque les conditions prévues à l'article 13 de la Loi sur les contrats des organismes publics s'appliquent.

Conformément à la Loi sur les contrats des organismes publics, la Politique d'achat s’applique aux acquisitions de la commission scolaire en biens, en services et en travaux de construction avec un fournisseur, un prestataire de services ou un entrepreneur qui est :

• Une personne morale de droit privé;
• Une société en nom collectif, en commandite ou en participation;
• Une entreprise individuelle;
• Une entreprise dont la majorité des employés sont des personnes handicapées;
• Tout autre organisme soumis à l’application de la Loi sur les contrats des organismes publics.

Elle ne s’applique cependant pas aux contrats conclus avec un fournisseur, un prestataire de services ou un entrepreneur non visé par la Loi sur les contrats des organismes publics, soit :

• Un autre organisme public, par exemple une autre commission scolaire, un organisme du gouvernement ou un établissement de santé et de services sociaux;
• Une municipalité;
• Une personne physique qui n’exploite pas une entreprise individuelle.

De plus, les contrats suivants ne sont pas visés par la présente politique :

1. Les contrats de transport d’élèves assujettis à la Loi sur l’instruction publique;
2. Les contrats visant l’intégration des arts à l’architecture et à l’environnement des bâtiments et sites gouvernementaux, lesquels sont assujettis au Décret concernant la politique d’intégration des arts à l’architecture et à l’environnement des bâtiments et des sites gouvernementaux et publics;
3. Les contrats d’acquisition de biens ou de services relatifs à des acquisitions n’engageant aucunement les fonds publics, c’est-à-dire des contrats pour lesquels le financement provient d’une campagne de financement, des parents d’élèves, d’activités étudiantes ou autres activités similaires, à l’exclusion des services alimentaires dans les services de garde et les cafétérias;
4. Les achats de biens ou services découlant d’obligations, de politiques ou d’instructions ministérielles.

La politique de la commission scolaire relative aux contrats d'approvisionnement, de service et de travaux de construction se fonde notamment sur les documents suivants :

• La Loi sur l’instruction publique;
• La Loi sur les contrats des organismes publics et les règlements sur les contrats d’approvisionnement, sur les contrats de service et sur les contrats de travaux de construction des organismes publics;
• Les décrets et accords intergouvernementaux de libéralisation du commerce conclus par le gouvernement du Québec;
• La politique de gestion contractuelle concernant la conclusion des travaux d’approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes publics du réseau de l’éducation;
• La Loi sur la gestion et le contrôle des effectifs des ministères, des organismes et des réseaux du secteur public ainsi que des sociétés d’État.